Ihr persönlicher Wirkungsraum:Die Dienstleistungseinrichtung Internationale Beziehungen fungiert als Serviceeinrichtung im Bereich Internationalisierung der Univers
ität Wien: Sie ermöglicht sowohl Studierenden, Forschenden als auch Lehrenden die Teilnahme an Mobil
itätsprogrammen und bietet über die Beteiligung an Netzwerken verschiedene Fördermöglichke
iten zum Aufbau und zur Intensivierung des akademischen Austausches. Zur Verstärkung unseres Teams "Kommunikation und Services" suchen wir eine strukturierte und serviceorientierte Persönlichke
it, die Verantwortung übernimmt und gerne im dynamischen Umfeld zwischen Wissenschaft, Verwaltung und internationalen Partnern arbe
itet. Das Team besteht derze
it aus vier engagierten Kolleg innen. Zu unseren Aufgaben gehören die Umsetzung interner Verwaltungsabläufe inkl. Personal- und Budgetadministration, die Betreuung von Kommunikations- und Awareness-Maßnahmen für unsere Mobil
itätsprogramme, das Veranstaltungsmanagement für das International Office sowie die Administration der univie: summer/winter schools.Das machen Sie konkret:Stellvertretende Teamle
itung (Team Kommunikation und Services): Unterstützung der Teamle
itung in der operativen und organisatorischen Steuerung des Bereichs; Vertretung in definierten strategischen AgendenDr
ittm
ittelmanagement: Eigenverantwortliche Koordination der Verwaltungsabläufe im Dr
ittm
ittelbereich der DLE (Budget- und Personalagenden), inkl. Aufnahme neuer Projektm
itarbe
iter innen; Koordination an der Schn
ittstelle zwischen Projektle
iter innen/HR/ControllingInterne Kommunikation und Intranet-Management (Zielgruppe M
itarbe
itende): Redaktions- und Koordinationsverantwortung für den Intranetauftr
itt des International OfficeOffice Management (inkl.
IT-Agenden): Koordination sämtlicher personaladministrativer Prozesse (inkl. Bewerbungsmanagement, Onboarding, First Level Support bei Arbe
itsze
it- und Reisefragen); Vertragsmanagement inkl. Bearbe
itung komplexer Fälle in Abstimmung m
it HRBudgetverwaltung und -controlling: Jahresbudgetplanung und Mon
itoring der Globalbudget-Kostenstellen, RechnungsprüfungSelbständige Betreuung der gesamten
IT-Agenden der DLE: Beschaffung, Einrichtung und Wartung von Hard- und Software (inkl. Support); Account- und Sharemanagement Ihr Profil:Erforderliche Qualifikationen:Abgeschlossenes facheinschlägiges Bachelorstudium oder gleichwertige QualifikationBerufserfahrung in Büroorganisation, Finanz-/Budgetagenden und/oder Dr
ittm
ittelverwaltung, idealerweise im univers
itären oder wissenschaftsnahen UmfeldSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftSouveräner Umgang m
it MS Office; Kenntnisse in SAP, TYPO3 sowie gängigen Grafik-/Layout-ToolsAusgeprägte organisatorische Fähigke
iten, selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbe
itsweiseHohe soziale und kommunikative Kompetenz, Teamfähigke
it und Serviceorientierung; Resilienz und Durchsetzungsfähigke
itErwünschte Qualifikationen:Vertrauthe
it m
it univers
itären Abläufen, Förderlogiken sowie
IT- und Datenschutz-Standards von VorteilErfahrung m
it personaladministrativen Prozessen inkl. Vertragsmanagement, Grundkenntnisse in Arbe
itsrecht Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbe
itsze
iten und können auch remote arbe
iten.Inspirierendes Arbe
itsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams m
it diversem univers
itären Background, in einer lockeren Arbe
itsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbe
itsplatz ist m
it öffentlichen Verkehrsm
itteln bequem erreichbar.Interne We
iterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichke
it, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichke
it im Team! So einfach bewerben Sie sich:M
it Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben (max. 1 Se
ite DIN A4)Abschlusszeugnis Ihrer QualifikationÜber unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie b
itte:Michaela Wir freuen uns über neue Persönlichke
iten in unserem Team! Die Univers
ität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspol
itik und legt Wert auf Chancengleichhe
it, Frauenförderung und Divers
ität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Univers
itätspersonal insbesondere in Le
itungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Univers
ität Wien. Raum für Persönlichke
iten. Se
it 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 28.05.2026 Koordination & Management Jetzt bewerben
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