Location: Vienna

Department: Wissenschaftliche Direktion

Working hours: Full time

Are you highly organized, proactive, and enjoy working in a dynamic scientific environment? Join our team as an Office Assistant and play a key role in supporting our Scientific Directors and research leaders.

In this pivotal role, you will have the unique opportunity to contribute to our mission by providing essential support to our Scientific Directors and research teams. Your proactive approach and organizational skills will ensure smooth administrative and logistical processes across the institute. From coordinating calendars and meetings to managing travel and events, you will play a key part in keeping operations efficient and well-structured. As a central point of communication, you will help maintain clarity and alignment within the team, enabling our scientists to focus on groundbreaking research.

Aufgaben

• Calendar Management: Coordinate and maintain the Scientific Directors schedule and organize internal and external meetings.
• Travel Coordination: Arrange travel for the Scientific Directors and, when possible, other research group leaders. Prepare and submit travel requests in our internal system and provide detailed itineraries.
• Event and Visit Organization: Plan and coordinate visits and meetings with external stakeholders, ensuring logistics are arranged. Prepare detailed itineraries for participants and manage on-site requirements such as catering, room booking, and technical setup.
• Communication & Intranet: Prepare and publish intranet posts and ensure that the intranet content is kept up to date.
• Administrative Support: Handle correspondence, presentations and expense reports. Maintain accurate records and filing systems. Take meeting minutes when required and ensure timely distribution to participants.
• Collaboration: Work closely with our Institute Secretary and liaise with internal departments and external partners.

Profil

What you bring for this position:

• Completed Matura and commercial or administrative training
• At least 2 years of professional experience in a similar role
• Strong organizational and multitasking skills with attention to detail
• Excellent communication skills in German and English (written and spoken)
• Proficiency in MS Office
• Quick comprehension and ability to adapt to changing priorities
• Personal qualities: Good manners, polite and trustworthy, with high level of discretion.
• Self - organized, proactive, and able to plan ahead. A true team player who enjoys collaboration.
• Service oriented mindset and ability to handle confidential information
• Enjoy working in a collaborative, international environment

Wir bieten

• A challenging role in a meaningful, inspiring, and international environment
• Team Culture: Benefit from a team environment built on professionalism and collaboration. You can find more information about this on Kununu and Glassdoor
• Flexible working hours, discounted lunch and other great benefits
• Great location in the center of Vienna , a capital of biomedical research in Europe with excellent quality of life
• Inclusive & Purpose-Driven: Be part of an international workplace with a meaningful mission
• A fair and attractive salary package starting at € 2.720, gross (14x per year) on full-time basis with a view to increase based on your qualification and experience

Who we are

The St. Anna Children's Cancer Research Institute (St. Anna CCRI), located in the center of Vienna, one of the most livable cities in the world and one of the most important sites for biomedical research in Europe. St. Anna CCRI is a multidisciplinary and internationally networked center of excellence whose goal is to contribute to a sustainable improvement in the cure rates of childhood and adolescent cancers through innovative research and development. Due to the close cooperation between clinic and research, St. Anna CCRI offers the ideal environment for cutting-edge research at a high international level and its implementation in clinical practice. and its translation into clinical practice.

St. Anna CCRI is an equal opportunity employer. We value diversity and are committed to providing a work environment of mutual respect to everyone without regard to race, colour, religion, national origin, age, gender identity or expression, disability, or any other characteristic protected by applicable laws, regulations and ordinances.

Find more information here:

Your application

We look forward to receiving your application! Applications should include at least your CV and a cover letter.

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At Lam Research, we create equipment that drives technological advancements in the semiconductor industry. Our innovative solutions enable chipmakers to power progress in nearly all aspects of modern life, and it takes each member of our team to make it possible.

Across our organization, our employees come to work and change the world. We take on the toughest challenges with precision and accuracy. We push for the next big semiconductor breakthrough. We lead the way in one of the most critical and fast-moving industries on the planet. And we do it together, with deep connections and limitless collaboration.

The impact we have on the world is made possible by focusing on our people. So we recognize and celebrate our teams' achievements. We strive to create an inclusive and diverse culture where everyone's contribution and voice has value. We evaluate and evolve our offerings, so our people receive the support and empowerment to do meaningful things for their lives, careers, and communities.

Because at Lam, we believe that when people are the priority and they're inspired to unleash the power of innovation for a better world together, anything is possible.

The Group You'll Be A Part Of

In unserer Global Products Group gestalten wir die Zukunft der Halbleiterindustrie. Wir setzen wegweisende Maßstäbe in Design und Entwicklung der Ätz- und Abscheidungsprodukte von Lam Research. Mit Leidenschaft für Innovation arbeiten wir daran, Lösungen zu schaffen, die die größten Herausforderungen der Halbleiterindustrie meistern und den Weg für die Technologien von morgen ebnen.

Aufgaben

The Impact You'll Make

Als zentrale Schnittstelle unseres Standorts sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und schaffen Strukturen, die Effizienz und Qualität sichern. Sie unterstützen die Geschäftsführung, koordinieren Facility Management und Office Einkauf und sind erste Anlaufstelle für alle standortbezogenen Belange. Mit Ihrem Organisationstalent führen Sie den Empfangs- und Administrationsbereich, steuern Besucher- und Parkplatzmanagement und übernehmen das Fuhrparkmanagement inklusive Poolfahrzeuge. Darüber hinaus gestalten Sie aktiv die Weiterentwicklung unserer Standortprozesse - für eine moderne, serviceorientierte Arbeitsumgebung.

What You'll Do

• Assistenz Geschäftsführung und Facility Management
• Sicherstellung des reibungslosen administrativen Tagesgeschäfts, inkl. Facility Management, Einkauf und allgemeiner Büroabläufe
• Zentrale Anlaufstelle für alle standortbezogenen Belange
• Fachliche Führung und Koordination des Empfangs- und Administrationsbereichs
• Organisation von Besucher- und Parkplatz Management
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung effizienter Standortprozesse
• Fuhrparkmanagement inklusive Verwaltung der Poolfahrzeuge

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Office Management o. ä.)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder operativen Funktion
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch & Englisch)
• Professionelles Auftreten und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Strukturierte, serviceorientierte und belastbare Persönlichkeit mit Hands-on Mentalität
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit

Wir bieten

Diese Position unterliegt dem Kollektivvertrag für Angestellte der metalltechnischen Industrie in der Berufsgruppe E. Eine Überzahlung ist abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung möglich. Das Monatsgehalt wird 14 Mal jährlich ausgezahlt.

Our Commitment
We believe it is important for every person to feel valued, included, and empowered to achieve their full potential. By bringing unique individuals and viewpoints together, we achieve extraordinary results.

Lam Research ('Lam' or the 'Company') is an equal opportunity employer. Lam is committed to and reaffirms support of equal opportunity in employment and non-discrimination in employment policies, practices and procedures on the basis of race, religious creed, color, national origin, ancestry, physical disability, mental disability, medical condition, genetic information, marital status, sex (including pregnancy, childbirth and related medical conditions), gender, gender identity, gender expression, age, sexual orientation, or military and veteran status or any other category protected by applicable federal, state, or local laws. It is the Company's intention to comply with all applicable laws and regulations. Company policy prohibits unlawful discrimination against applicants or employees.

Lam offers a variety of work location models based on the needs of each role. Our hybrid roles combine the benefits of on-site collaboration with colleagues and the flexibility to work remotely.'On-site Flex' you'll work 3+ days per week on-site at a Lam or customer/supplier location, with the opportunity to work remotely for the balance of the week.

• Wellbeing: Programs designed to support your individual needs, help you achieve personal goals, and incentivize you with rewards
• Stock: Discounted employee stock purchase program
• Parental Bonding: 16 weeks fully paid bonding leave for all new parents
• Recognition: Peer-to-peer award program designed to recognize excellence and celebrate success
• Pension: Annual pension contribution that increases with tenure

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Office Manager/Executive Assistant to the Ambassador

Embassy of Ireland to Austria and Permanent Mission of Ireland to the International Organisations in Vienna

Our mission is to promote and protect abroad the values, interests and economic wellbeing of Ireland and its people. We do this under the political direction of our Ministers, through our staff at home and through our Embassy network abroad.

The Embassy is seeking to recruit a resourceful and flexible Office Manager/Executive Assistant to the Ambassador. The ideal candidate will have senior executive support and office management experience as part of a busy team. This is a senior, full-time role with significant responsibilities. The Office Manager/EA provides support to the Ambassador to ensure that the Embassy and Official Residence are run efficiently and effectively, with day-to-day management of local staff and administrative systems.

Aufgaben

• Working closely with the Ambassador on diary organisation, arranging meetings and assisting with the daily schedule, including coordination with all staff;
• Dealing with official correspondence;
• Maintaining and updating lists of contacts;
• Providing general administrative support to the Ambassador;
• Organisation Embassy events;
• Organising the Ambassador's official travel and accommodation arrangements;
• Managing logistical support for official visits from Ireland;
• Assistance with unofficial translation of documents from German to English and vice-versa;
• Oversight of the effective management and administration of the Chancery;
• Oversight of operation of the Official Residence; and
• Other duties as required from time to time and directed by the Ambassador.

Profil

• Applicants must be of good character, have completed all military service obligations and have residence, including permission to work, in Austria;
• Fluency in English and German, including excellent writing skills;
• Minimum 4 years previous experience in Office Management and Executive Assistant roles;
• Excellent attention to detail and ability to work reliably to deadlines;
• Ability to multitask and give direction;
• Excellent organisational and planning skills; Page 2 of 2
• Self-motivated, flexible team player with strong interpersonal and communication skills to work in a multi-disciplinary and multi-cultural environment;
• Working knowledge and experience of Microsoft Office programmes (Word, Outlook, Excel);
• Willingness to work outside of normal office hours when required.

Wir bieten

• The successful candidate will be hired on a fixed-term, one-year contract with a possibility of extension and will be based at the Embassy of Ireland in Vienna.
• Monday to Friday, 40 hours per week. Some out of hours support for events/activities of the Embassy will be required.
• The annual leave entitlement is 25 days per annum.
• The salary for the position is €52,154.90 per annum, paid locally on a monthly basis. Salaries are paid directly into the employee's bank account.

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AT&S is a leading global manufacturer of high-end IC substrates and printed circuit boards. AT&S industrializes leading-edge technologies for its core business segments Mobile Devices & Substrates, Automotive & Aerospace, Industrial and Medical and high-performance computing for AI applications. We are looking for talent eager to shape the future of our interconnected world. With plants in Austria, China, India, Malaysia and sales offices around the globe, we offer excellent career opportunities for creators, innovators and enablers with the drive to make a difference.

To enhance our successful Corporate Strategy Team at the Headquarters in Leoben, Austria, we are looking for a passionate

Head of Project Management Office (f/m/d)

We are seeking a highly structured and proactive leader to head our Project Management Office (PMO). In this role, you will lead a lean, high-impact team to ensure strategic initiatives stay on track, risks are identified early, and performance is driven through data and insight. You will work closely with workstream leaders and executives to align efforts with business priorities, resolve challenges, and deliver measurable outcomes that enhance organizational efficiency and effectiveness.

Aufgaben

• Build and lead the Project Management Office (PMO), ensuring all workstreams are aligned with strategic goals, progressing as planned, and delivering measurable results
• Establish and maintain a centralized reporting system that serves as the single source of truth for project performance and progress tracking
• Evaluate project delivery strategies and play a leading role in assessing and mitigating risks, and support workstream leaders in problem-solving and course correction
• Conduct data-driven analysis to uncover trends, performance gaps, and opportunities, delivering actionable insights to senior leadership
• Support the organization in adopting change through structured communication, stakeholder engagement, and facilitation of value stream mapping and process improvement

Profil

• Master's degree in Business Administration, Engineering or a related field
• Minimum of 10 years of relevant professional experience in project or program management, including a strong leadership track record. Experience in management or strategy consulting is considered a valuable asset.
• Proven experience in managing complex change initiatives, with a strong understanding of project lifecycle, stakeholder management, and organizational transformation
• Demonstrated ability to lead and inspire diverse teams. Skilled in coaching, communication, and fostering a collaborative team culture
• Strong analytical and problem-solving skills with the ability to structure complex issues, reconcile differing viewpoints, and communicate solutions clearly
• Experience in designing and maintaining reporting tools and processes with a focus on data quality and usability
• Excellent communication and presentation skills (English & German) to influence cross-functional teams and senior leadership
• Advanced proficiency in Excel and Power BI, experience with SQL is a plus

Wir bieten

• A meaningful role with opportunities for long-term growth in an international environment
• Chance to actively contribute to AT&S' success and to create value
• A structured and tailor-made onboarding program along with continual training opportunities

We also offer

• Modern company canteen with freshly prepared meals every day
• Free parking spaces and e-charging stations
• Diverse health measures and a wide range of employee benefits

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METRO ist ein internationaler Lebensmittelgroßhändler mit einem vielfältigen Food- und Non-Food Sortiment, der bereits seit 50 Jahren in Österreich vertreten ist. Wir arbeiten weltweit für den Erfolg von unabhängigen Unternehmen. Wir arbeiten für über 500.000 Selbstständige österreichweit. Wir ar... Original Stellenanzeige auf StepStone.At – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! Mehr Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.At WHJS1_AT weniger ansehen

HERZBLUT. TEAMWORK. BEGEISTERUNG. MEHR ZU GEBEN IST UNSERE NATUR. Wir sind ein traditionsreiches, innovatives 5-Sterne-Hotel im malerischen Salzburger Land mit Blick auf die beeindruckenden Leoganger Steinberge und suchen dich als Front Office Manager (m/w/d) zur Verstärkung unseres Krallerhof-Te... Original Stellenanzeige auf StepStone.At – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! Mehr Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.At WHJS1_AT weniger ansehen

UNSER LAGERHAUS als verlässlicher Partner Die UNSER LAGERHAUS Warenhandelsgesellschaft m.B.H. ist an 64 Standorten in Kärnten und Tirol mit über 1.150 Mitarbeitern vertreten. Echte Werte wie Vertrauen, Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit, Stabilität, Kundennähe und gesellschaftliche Verantwortung zei... Original Stellenanzeige auf StepStone.At – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! Mehr Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.At WHJS1_AT weniger ansehen

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2TeilenFachliche:r Assistent:in der kaufmännischen GeschäftsführungÖBB-Techn. Services GmbHWien-Favoriten, Wien, 1100, AUTNormalarbeitszeit Gleitzeit 38,5 Std.req24486Wir möchten neue Wege gehen. Und neue Wege schaffen. Heute. Für morgen. Für uns. Jetzt Teil des #TeamOEBB werden!Dein EinsatzbereichAls "rechte Hand" der kaufmännischenGeschäftsführung erwartet dich ein abwechslungsreiches Aufgabengebietmit Einblick in viele Unternehmensprozesse und Übernahme eigenständigerTätigkeitsfelder. In dieser Position sind Diskretion, Flexibilität,strukturierte Arbeitsweise und ein professionelles Auftreten für dich selbstverständlich. Dein JobDu agierst als Informations- und Kommunikationsschnittstelle der Geschäftsführung für interne und externe Ansprechpartner:innen und Institutionen.Selbstständig und proaktiv arbeitest du in spannenden strategischen und unternehmensrelevanten Projekten mit oder übernimmst Projekt-/Teilprojektleitungen.Du unterstützt die kaufmännische Geschäftsführung proaktiv bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, analysierst Informationen/Daten/Reports und bereitest die Basis für die Ableitung von Handlungsempfehlungen vor.Teilaufgaben in Spezialgebieten (Berichtswesen, Strategie, Planung, Kalkulation, Personalkostencontrolling, Projektcontrolling, Budgetplanung) führst du durch.Du bereitest Themen entscheidungsreif auf und erstellst entsprechende Berichte und Präsentationsunterlagen in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Fachbereichen.Du bist die kompetente und informierte Informations- und Kommunikationsschnittstelle der technischen Geschäftsführung zu internen und externen Ansprechpartner:innen.Du erledigst selbstständig und eigenverantwortlich die dir übertragenen Aufgabenstellungen mit hohem Einfluss auf die Unternehmenspolitik und auf fachlich hohem Niveau.Dein ProfilWir freuen uns auf ein Kennenlernen, wenn du ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Hochschulstudium und idealerweise bereits erste Berufserfahrungen mitbringst.Du bist versiert in gängigen MS-Office Programmen und überzeugst durch dein verhandlungssicheres Englisch.Du bist eine offene Person, welche Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen hat und sich durch ausgeprägte Kommunikationsstärke auszeichnet.Du verfügst über überdurchschnittliche Leistungs- und Einsatzbereitschaft, arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich und kannst mit herausfordernden, sich rasch wandelnden Situationen gut umgehen.Unser AngebotFür die Funktion „Assistenz Vorständ:in/Geschäftsführung“ ist laut KV für Arbeitnehmer:innen der österr. Eisenbahnunternehmen ein Mindestentgelt von € 55.307,00 brutto/Jahr bei einem Beschäftigungsausmaß von 38,5 Wochenstunden vorgesehen. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung möglich.Es erwartet dich eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hilfsbereiten und professionellen Team. Ein offenes und vertrauensvolles Arbeitsklima auf Augenhöhe zeichnet uns aus.Ein attraktives Gleitzeitmodell und die Möglichkeit der Telearbeit lässt dich auch deine Freizeit flexibler gestalten.Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns sehr wichtig! Betriebsnahe Kindergärten in Wien, nannys4ÖBB-kids, Kinderbetreuung in den Ferien, Urlaub in den ÖBB Ferienhäusern usw. sind nur einige unserer tollen Angebote.Wir bieten ein großes Angebot an weiteren Benefits, wie die überbetriebliche Pensionskasse, Möglichkeit der Fahrbegünstigung, vergünstigte Urlaubsangebote, reichhaltige Essensangebote, Mitarbeiter:innenrabatte, „Gesund & Fit“ - Aktivitäten, ein umfassender Bildungskatalog der ÖBB-Akademie und vieles mehr!Deine BewerbungBewirb dich bitte online mit deinem Lebenslaufund einem aussagekräftigen Motivationsschreiben. Alsinterne:r Bewerber:in füge idealerweise bitte auch deinen SAP-Auszugbei. Hier findest du einen Blick hinter die Kulissen eines TS Werks und erfährst mehr über unsere unterschiedlichen Berufsbilder - ÖBB Train Tech Werk Linz (3dscans.At) Wir laden dich herzlich ein, bei Fragen oder für weitere Informationen unseren ÖBB Job Shop bei Wien Mitte zu besuchen. Unser Team steht dir gerne persönlich zur Verfügung und unterstützt dich vor Ort. Mehr Infos findest du unter: ÖBB Job Shop» Job-Beratung in Wien Mitte The Mall - ÖBB Karriere (oebb.At)Frauen sind ein unverzichtbarer Teil unseres Erfolges und unserer Unternehmenskultur. Deshalb begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen, die bei gleicher Qualifikation – unter Berücksichtigung der relevanten Rahmenumstände aller Bewerbungen – bevorzugt aufgenommen werden.Wir weisen darauf hin, dass im Zuge der Aufnahme die Beibringung einer Strafregisterbescheinigung erforderlich ist.Ansprechpartner:innenFür fachliche Fragen zu dieser Jobausschreibung steht Michaela Gazzari unter +43664/2869541 zur Verfügung. Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsprozess ist das ÖBB Recruiting Team unter 05 1778 97 77888 erreichbar.Über das Unternehmen:Seit 1923 prägen wir als ÖBB die Mobilität in Österreich und tragen die Verantwortung für eine moderne Infrastruktur sowie für die Beförderung von Menschen und Gütern.Eine Karriere bei den ÖBB ist nicht nur vielfältig, sondern auch sinnstiftend: Als größtes Klimaschutzunternehmen im Mobilitätssektor bewegen wir ganz Österreich, treiben die österreichische Wirtschaft voran, fördern Innovation und sind ein verlässlicher, verantwortungsbewusster Arbeitgeber. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter:innen bei ihrer beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung, setzen Maßnahmen für ihre Gesundheit und gemeinsam schaffen wir eine Unternehmenskultur, die von Wertschätzung und respektvoller Zusammenarbeit geprägt ist. weniger ansehen

Ordinationsassistent (m/w/d)20 - 40 WochenstundenAPPLYLangfristige AnstellungInteressante TätigkeitWertschätzendes BetriebsklimaWeiterbildungFür eine etablierte Facharztpraxis in Wien suchen wir eine/n medizinische/n Verwaltungsassistent/in oder Ordinationsassistent/in zur Unterstützung des Teams. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und in einem modernen, dynamischen Umfeld arbeiten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!Ihr Profil: Gute organisatorische Fähigkeiten und selbstständige ArbeitsweiseErfahrung im Umgang mit medizinischen Software-Systemen von VorteilFreundliches und empathisches AuftretenFreude am Umgang mit MenschenTeamfähigkeit und FlexibilitätGute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch Ihre Aufgaben: Persönliche Betreuung von Patient/innenTelefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden/innenVerwaltung von Patienten/innenaktenUnterstützung bei der Vorbereitung von Untersuchungen und BehandlungenOrganisation und Koordination von PraxiseinheitenSicherstellung der Einhaltung gesetzlicher VorgabenAllgemeine administrative Tätigkeiten Unser Kunde bietet: Angenehmes professionelles ArbeitsklimaGesunde Work-Life-BalanceEinen abwechslungsreichen TätigkeitsbereichSpannende Fort- und WeiterbildungsmöglichkeitenEin ansprechendes Gehalt von 2.125,00 Euro auf Vollzeitbasis mit der Möglichkeit auf Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation und VorerfahrungWenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Motivationsschreiben unter der Kennnummer 109.111 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail. Besuchen Sie uns auf isg.Com/jobs - hier finden Sie täglich neue Jobangebote.ISG Personalmanagement GmbH A-1010 Wien, Universitätsring 14 Mag. Thomas Fellner, M: +43 664 24 66 000 @: bewerbung.fellner@isg.com weniger ansehen